5. Estabeleça data e budget com antecedência.
Palestrantes trabalham com agendas disputadas. Quanto mais cedo você definir a data para o evento, mais chance terá de encontrar o palestrante ideal.
Existem palestrantes com todos os níveis de honorários. Só para ficar nos brasileiros, você pode partir de Fernando Henrique Cardoso, com seus 100 mil dólares (quanto será que vai cobrar o Lula?) até aquele professor de cursinho que faz palestras por R$ 1.500,00, com tudo incluso. Os nomes mais celebrados do mercado de palestras tem seus honorários na ordem dos R$ 20 mil a R$ 40 mil reais, dependendo do momento. Celebridades variam bastante. A maioria dos palestrantes mais experientes está na faixa dos R$ 15 mil a R$ 18 mil reais, mas existem milhares de palestrantes- não tão conhecidos mas com as agendas cheias - cobrando entre R$ 3 mil e R$ 6 mil reais por palestra.
Definir o seu budget para a palestra é o primeiro passo para reduzir a busca de palestrantes a um grupo específico.

 6. Procure o tipo de palestrante que melhor se adequar a seu público
Palestrar é uma arte. O bom palestrante profissional sabe combinar um conteúdo interessante e pertinente com uma entrega atraente, provocativa e motivadora. Depois do conteúdo pertinente e rico, a forma de entrega da palestra é o nome do jogo. Um grande nome conhecido em seu ramo de atividades, com o melhor conteúdo do mundo pode ser um fraco palestrante.
Por outro lado, já vimos palestrantes com uma presença de palco fantástica e nenhum conteúdo. Pintam e bordam, dançam, gritam, levantam a platéia, geram uma energia incrível e quando a palestra termina, a sensação que fica é de vazio.
Existe espaço para todo tipo de forma de entrega para palestras, mas o palestrante que foi um sucesso estrondoso na convenção de revendedoras da Avon, pode ser um desastre na reunião de resultados do Bank Boston.
Busque o tipo de palestrante que melhor se adequar a sua platéia. E quando procurar recomendações de quem já o contratou, é fundamental saber o contexto do evento, o tipo de público e detalhes da performance do palestrante. Algo como “ele (ou ela) é muito bom”, não basta.

 7. A apresentação do palestrante e a reunião de briefing.
Qual é o currículo do palestrante? Que experiência ele tem? Para quem ele já palestrou? Quem já viu e pode dar um testemunho? Essas são as questões básicas que a Keynote Speakers poupa você de procurar. Palestrantes que estiverem nosso casting são profissionais de competência comprovada.
Reuniões de briefing são uma necessidade, mas raros palestrantes- especialmente os mais requisitados- gostam de comparecer a elas, simplesmente porque consideram que aquilo será mais do mesmo o que, cá entre nós, é verdade. Palestrantes profissionais são experientes. Conhecem realidades parecidas com as de quem os contrata e provavelmente já lidaram com eventos, públicos e situações similares à sua. Eles tem, portanto, muita facilidade em compreender o contexto e necessidades e oferecer soluções, o que faz com que a maioria das reuniões presenciais possa ser muito bem resolvida por telefone, MSN ou Skype, poupando seu tempo e o do palestrante.
Sem contar que o ativo mais importante do palestrante é o tempo, matéria prima que não tem reposição. Muitas reuniões de briefing, entre os deslocamentos e a duração da reunião, tomam mais tempo que a palestra. Além disso, as agendas dos palestrantes mais solicitados estão sempre lotadas e dificilmente permitem janelas para reuniões presenciais.
Mas existem aquelas reuniões de briefing que servem mais para dar segurança ao contratante, que quer ver o palestrante, apertar sua mão, olhar nos olhos, sentir segurança, o que é natural. Se o palestrante que você está contratando concordar em participar da reunião, vá em frente. Mas nunca use a disponibilidade para comparecer presencialmente à reunião de briefing como fator preponderante para a contratação. Agindo assim você perderá a oportunidade de contratar alguns dos melhores.

Se de um lado a oferta de palestrantes cresceu, de outro ainda são poucos o que chamo de “contratantes profissionais” de palestras. Gente com experiência, que sabe exatamente para que serve um palestrante, gente que “casa” a palestra com o tema central do evento, que entende as expectativas de seu público, que não contrata o palestrante apenas para preencher uma janela de uma hora e meia com uma “palestra motivacional”.

Contratar um palestrante é um processo delicado, que pode representar uma contribuição imensa ao sucesso do evento. Por isso deve ser feito com cuidado.

Um caminho que muitos consideram infalível ainda é o boca a boca, as referências de quem já contratou. Mas mesmo esse método não garante o sucesso da contratação, se o contratante não seguir alguns passos básicos. é sobre isso que darei algumas dicas a seguir e nos próximos posts.

1. Tenha claros os objetivos do evento

O que é que você espera ao final da palestra? Que ela reforce algum ponto chave ligado ao objetivo ou tema central do evento? Ou espera apenas divertir a platéia? Busca transmitir algum conhecimento técnico? Ou quer um leve entretenimento pós-jantar?

Conhecer os objetivos do evento determinará se você deve contratar um palestrante-show, um palestrante mais reflexivo, um palestrante de negócios, um que mescle aventuras com o ambiente corporativo, um esportista, um palestrante motivacional que mexa com as emoções da platéia, um que venceu uma adversidade e seja um exemplo de vida, um filósofo, um professor, um político,uma celebridade, etc. é o objetivo de seu evento que determina o perfil do palestrante que você precisa.

Lembre-se: palestras são recursos valiosos para reforçar pontos-chave de seu evento.

Quando o palestrante é bem informado sobre esses pontos, pode fazer as adaptações necessárias para que seu conteúdo esteja totalmente alinhado aos objetivos do contratante. Caso contrário, o palestrante apenas entregará suas reflexões que, mesmo que importantes, podem não estar exatamente alinhadas ao objetivo do evento. A turma vai gostar, mas você perderá a chance de receber 110% do que comprou.

2. Conheça a sua audiência

O perfil do público presente ao evento é fundamental para a escolha do palestrante. Idade média, sexo, experiência de trabalho e de vida, tempo de casa. O público é exigente? Qual é a formação? é homogêneo ou heterogêneo? Que experiências com palestras o público já tem? Qual é o clima reinante no evento? Você está celebrando bons resultados? Ou cobrando maus resultados? Está integrando uma equipe? Lançando um produto? Qual a relação do público com sua empresa? São funcionários? Clientes? Fornecedores?
Potenciais clientes? Como é a relação liderança- subordinados?

Todos esses pontos são importantes na definição do palestrante. Já tive experiências complicadas com solicitação de palestras que não se adequavam ao público e, não raro, convenci clientes a mudar o tema da palestra minutos antes de entrar no palco, após “sentir”a platéia e concluir que o tema contratado não era o mais adequado.

3. Desenvolva com cuidado o ritmo do evento

Neste ponto um palestrante experiente pode ajudar muito. Já tive experiências péssimas ao terminar uma palestra “pra cima” - com o público energizado, alegre e entusiasmado - e ver o mestre de cerimônias anunciar que “agora nosso diretor financeiro apresentará as perspectivas para o ano”. E uma sequência de planilhas em Excel destruiu o que foi construído nos noventa minutos da palestra.

Num grande evento de um dos maiores grupos industriais brasileiros, assisti estarrecido ao gerente geral destruir completamente as seis horas anteriores, com cinco minutos de agressões aos fornecedores a título de “palavras finais”. Esse anticlímax é muito comum e pode ser evitado se o contratador consultar o palestrante.

Cuidado com a sequência de palestras, separe bem as apresentações “de trabalho” feitas pelo pessoal da casa, das palestras proferidas por palestrantes profissionais.

Pessoalmente, sempre que consultado a tempo, costumo dar sugestões sobre o andamento do evento, a grade de apresentações, o que colocar antes do café ou após o almoço, se devo abrir ou fechar o evento, etc. A experiência como palestrante em mais de 500 evento, faz com que esse conselhos ajudem que os esforços e o investimento no evento sejam mais eficazes.

4. Combine com cuidado o tempo destinado à palestra

Recentemente, num evento para um grande cliente, fui procurado pela coordenadora, minutos antes de subir ao palco, para ser informado que minha palestra de 90 minutos tinha que ser reduzida para 60. Expliquei que isso seria impossível e ela foi inflexível, até mesmo com grossura. Fui obrigado então a agir de forma dura:

- Desculpe, mas prefiro não fazer a palestra.

Diante da expressão de espanto da moça, pedi para falar com o diretor e expliquei o que se passava.

Minhas palestras são montadas com cuidado, tem começo meio e fim. Vários temas que são mencionados num momento, tem correspondência com idéias que usarei mais à frente. Monto um raciocínio no começo que será concluído ao final. Uso o powerpoint de maneira intensa, com imagens, sons, vídeos e todos os recursos disponíveis. Minhas palestras, além do conteúdo falado, são uma experiência audiovisual. Cortar trinta minutos é impossível. Prefiro não fazê-la, pois não fosse pela certeza de que eu estaria entregando muito menos do que a palestra é, compromentendo a qualidade, o stress pessoal a que eu seria submetido não compensa.

Coisas como “estamos atrasados e o ônibus que leva os funcionários sai as seis” , ou “nosso diretor pediu para falar uma palavrinha antes da sua palestra” ou “ o jantar já está pronto e vai esfriar” ou “a turma tem que pegar o avião” são colocações mortíferas para serem feitas a quem vai subir ao palco em minutos. Sem contar aquela garota com a plaquinha de cinco minutos ou o bilhetinho de " seu tempo acabou". Isso é pressão, que leva o palestrante a entregar seu conteúdo às pressas.

Palestrantes verdadeiramente profissionais querem entregar 110% do que foi comprado. Se a platéia está entusiasmada, animada, o palestrante também está e quebrar esse clima é uma pena. Brincar com o tempo, saborear as palavras, criar os climas, conduzir a platéia pelos momentos de reflexão e de surpresa, elaborar os momentos de humor, tudo isso é perdido numa palestra feita às pressas. Por isso é fundamental que o tempo da palestra seja negociado e respeitado, até mesmo para proteger o contratante de palestrantes que não respeitam o tempo combinado e que, acredite, existem aos montes.

E tem mais: palestrantes profissionais sabem respeitar o tempo combinado.

Defina o tempo da palestra. Combine com o palestrante. Informe a todos os envolvidos. E trate de cuidar para que o andamento do evento não exija uma pressão de tempo ao final.

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